Zo voorkom je gaten in je salonagenda en houd je grip op boekingen

Een volle agenda betekent niet automatisch dat je tijd ook efficiënt is ingedeeld.

Een afspraak om 09.00 uur, daarna een paar uur niets en vervolgens weer een klant aan het einde van de middag kan ervoor zorgen dat je praktisch een hele dag met je salon bezig bent, terwijl je maar een paar behandeluren hebt.

Ook kleine gaten van dertig of zestig minuten kunnen lastig zijn. Vaak zijn ze te kort voor een volledige behandeling, maar lang genoeg om je werkdag onnodig te versnipperen.

Met een online agenda wil je klanten vrijheid geven om zelf te boeken, maar tegelijkertijd grip houden op hoe je beschikbare tijd wordt ingevuld. Daarom kun je binnen Nailify verschillende boekingsopties combineren.

Waarom ontstaan er gaten in een salonagenda?

Wanneer klanten volledig zelfstandig uit alle beschikbare tijden kunnen kiezen, kijken zij vooral naar wat voor hén het beste uitkomt.

Dat is logisch.

Maar een klant houdt natuurlijk geen rekening met de rest van jouw planning.

Stel dat je tussen 09.00 en 18.00 uur beschikbaar bent. Je hebt al een behandeling staan van 10.00 tot 11.30 uur. Vervolgens boekt iemand een afspraak om 15.00 uur.

Er blijft dan een groot blok tussen beide behandelingen over. Misschien kun je daar nog een klant tussen krijgen, maar misschien ook niet.

Hoe vaker dit gebeurt, hoe meer je werkdag uit losse stukken gaat bestaan.

Dat speelt niet alleen wanneer je parttime werkt. Ook bij een drukke salon kan een slimmer opgebouwde agenda het verschil maken tussen een compacte werkdag en veel onbenutte tussentijd.

Afspraakaanvragen geven je meer controle over online boekingen

Niet iedere online boeking hoeft direct definitief te zijn.

Met Afspraakaanvragen in Nailify kan een klant een gewenste behandeling en tijd selecteren, waarna jij eerst bepaalt of de afspraak goed in je planning past.

Je kunt bijvoorbeeld beoordelen:

• of de gekozen behandeling binnen het tijdslot past
• of de afspraak logisch aansluit op je bestaande boekingen
• of je voldoende tijd wilt reserveren voor een nieuwe klant
• of je een ander moment liever beschikbaar houdt
• of je de aanvraag op dat moment wilt aannemen

Past het gekozen tijdstip niet goed? Dan hoef je de klant niet direct af te wijzen.

Met een tegenvoorstel kun je zelf een ander moment voorstellen. De klant kan dat voorstel vervolgens accepteren.

Zo houd je invloed op je planning, terwijl de klant nog steeds eenvoudig online kan boeken.

Alleen nieuwe klanten eerst laten aanvragen

Je hoeft afspraakaanvragen ook niet voor iedere klant hetzelfde in te stellen.

Je kunt ervoor kiezen om bijvoorbeeld alleen nieuwe klanten eerst een aanvraag te laten sturen, terwijl bestaande klanten direct een afspraak kunnen boeken.

Dat kan prettig zijn wanneer je vaste klanten en hun behandelingen al kent, maar bij een nieuwe klant eerst wilt controleren of de gekozen behandeling, tijdsduur en afspraak goed aansluiten.

Zo voeg je extra controle toe waar je die nodig hebt, zonder het boeken voor je vaste klanten onnodig ingewikkeld te maken.

Hoe voorkom je onhandige gaten tussen afspraken?

Naast afspraakaanvragen kun je Nailify ook laten letten op de verdeling van afspraken binnen je dag.

Met de optie om gaten in je agenda te voorkomen kijkt Nailify naar de afspraken die al gepland staan.

Een tijdstip dat mooi aansluit op een bestaande behandeling kan gewoon direct beschikbaar blijven.

Wil een klant juist boeken op een tijdstip waardoor er een onhandig gat tussen afspraken ontstaat? Dan wordt die boeking eerst als aanvraag naar jou gestuurd.

Je beslist vervolgens zelf of je die afspraak op dat moment wilt accepteren.

Dat betekent dat je niet al je beschikbaarheid hoeft dicht te zetten om je agenda compact te houden. Klanten kunnen nog steeds verschillende momenten zien, maar jij houdt controle wanneer een boeking je planning onnodig zou versnipperen.

Afspraakaanvragen en gaten voorkomen zijn twee aparte instellingen

Je hoeft deze functies niet automatisch samen te gebruiken.

Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor:

• direct boeken voor alle klanten, maar wel controle op onhandige gaten
• afspraakaanvragen voor alle nieuwe klanten
• alle boekingen eerst als aanvraag laten binnenkomen
• direct boeken zonder extra controle
• een combinatie die past bij jouw salon

De instelling om gaten in je agenda te voorkomen staat standaard uit. Je zet deze zelf aan wanneer je er gebruik van wilt maken.

Daardoor kun je je boekingsproces afstemmen op de manier waarop jij op dat moment werkt.

Wat als je agenda juist helemaal vol zit?

Soms is het tegenovergestelde het probleem: je hebt helemaal geen beschikbare plekken meer.

Dat kan bijvoorbeeld gebeuren rond feestdagen, vakanties, populaire periodes of wanneer je tijdelijk minder uren werkt.

Met een wachtlijst kunnen klanten aangeven dat ze graag een afspraak willen wanneer er weer ruimte ontstaat.

Komt er bijvoorbeeld door een annulering een tijdstip vrij, dan kan die beschikbaarheid worden gekoppeld aan een geschikte klant op de wachtlijst.

Zo hoef je niet opnieuw zelf op zoek naar iemand die het vrijgekomen tijdstip kan overnemen.

Een annulering hoeft niet direct een leeg gat te betekenen

Een wachtlijst is niet alleen handig wanneer je weken vooruit volgeboekt bent.

Ook op kortere termijn kan hij helpen.

Stel dat een klant haar afspraak annuleert en er ineens een behandelblok van anderhalf uur vrijkomt. Zonder wachtlijst moet je misschien zelf klanten berichten of hopen dat iemand toevallig online kijkt.

Als er al klanten op je wachtlijst staan, heb je direct een groep mensen die interesse heeft in een afspraak zodra er ruimte beschikbaar komt.

Zo vergroot je de kans dat een vrijgekomen plek alsnog wordt ingevuld.

Een slimme agenda draait niet alleen om meer boekingen

Het doel is uiteindelijk niet om ieder vrij kwartier vol te zetten.

Een goede salonplanning zorgt ervoor dat de afspraken die je hebt logisch over je beschikbare tijd worden verdeeld.

Dat kan betekenen dat je drie afspraken liever direct achter elkaar plant dan dezelfde drie afspraken verspreid over een hele dag.

Of dat je een aanvraag om 14.00 uur liever verplaatst naar 12.30 uur, omdat deze dan precies aansluit op je vorige behandeling.

De omzet uit die afspraak verandert niet, maar de manier waarop je werkdag is opgebouwd wel.

Ook handig als je agenda per week verandert

Niet iedere salon werkt iedere week volgens hetzelfde rooster.

Misschien:

• werk je bepaalde weken meer of minder uren
• geef je daarnaast trainingen
• combineer je behandelingen met andere werkzaamheden
• werk je op verschillende locaties
• heb je seizoenen waarin het veel drukker is
• wil je tijdelijk minder klanten aannemen

Juist dan is het handig wanneer je boekingssysteem niet uitgaat van één vaste manier van werken.

Je kunt de verschillende boekingsopties in Nailify aan- of uitzetten afhankelijk van wat op dat moment bij jouw planning past.

Houd grip zonder het online boeken moeilijker te maken

Online boeken moet vooral gemakkelijk blijven voor je klant.

Daarom hoef je niet te kiezen tussen volledig vrij boeken of alles handmatig inplannen.

Met Nailify kun je daar tussenin zitten.

Je kunt klanten zelf een tijd laten kiezen, terwijl je op de momenten waarop dat nodig is alsnog de controle houdt.

Zo kun je onder andere:

• klanten online laten boeken
• bepaalde afspraken eerst goedkeuren
• nieuwe klanten anders laten boeken dan vaste klanten
• een alternatief tijdstip voorstellen
• onhandige gaten tussen behandelingen beperken
• vrijgekomen plekken via een wachtlijst opnieuw vullen

Een salonagenda die aansluit op jouw manier van werken

Of je nu één dag per week klanten behandelt, vijf dagen volgeboekt zit of iedere week een andere beschikbaarheid hebt: een goede planning begint met grip op je tijd.

Met afspraakaanvragen, slimme beschikbaarheid en een wachtlijst hoef je niet alleen te kijken naar hoeveel afspraken er in je agenda staan, maar ook naar hoe goed die afspraken op elkaar aansluiten.

Zo blijft online boeken makkelijk voor je klanten, terwijl jij meer invloed houdt op de indeling van je werkdag.

Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Bekijk alle functies of probeer Nailify 14 dagen gratis.