No-shows in je nagelsalon voorkomen: 5 praktische tips

Een klant die niet komt opdagen is meer dan alleen vervelend. Je hebt die tijd speciaal voor haar vrijgehouden, misschien een behandeling van anderhalf uur geblokkeerd en ondertussen had je op dat moment ook een andere klant kunnen helpen.

Bijna iedere nagelstyliste krijgt er vroeg of laat mee te maken. Helemaal voorkomen kun je een no-show waarschijnlijk nooit. Maar je kunt de kans wel een stuk kleiner maken.

Hoe voorkom je no-shows in je nagelsalon?

No-shows kun je vooral verminderen door klanten op tijd aan hun afspraak te herinneren, duidelijke annuleringsvoorwaarden te hanteren en eventueel met een aanbetaling te werken. Het helpt daarnaast om gemiste afspraken vast te leggen, zodat je kunt ingrijpen wanneer dezelfde klant vaker niet komt opdagen.

Dit zijn vijf praktische manieren om daar in je salon mee aan de slag te gaan.

1. Stuur automatisch een afspraakherinnering

Soms zit er helemaal geen verkeerde intentie achter een no-show. Een klant heeft weken geleden geboekt en is haar afspraak simpelweg vergeten.

Daarom zijn automatische afspraakherinneringen zo belangrijk.

Stuur bijvoorbeeld de dag voor de afspraak een herinnering met daarin duidelijk de datum, tijd en geboekte behandeling. Je kunt eventueel kort voor de afspraak nog een tweede herinnering sturen.

Zo hoeft de klant haar afspraak niet zelf wekenlang te onthouden en hoef jij niet iedere avond handmatig berichtjes te sturen naar de klanten van de volgende dag.

Met Nailify kun je afspraakherinneringen automatisch laten versturen. Je bepaalt zelf welke communicatie je gebruikt en Nailify regelt daarna de rest.

2. Vraag een aanbetaling bij het boeken

Een aanbetaling kan helpen om no-shows in je nagelsalon te verminderen.

Wanneer een klant al een deel van de behandeling heeft betaald, is de afspraak minder vrijblijvend. Kan ze toch niet komen? Dan is de kans ook groter dat ze op tijd annuleert in plaats van simpelweg niet te verschijnen.

Hoe hoog een aanbetaling moet zijn, verschilt per salon. Je kunt kiezen voor een vast bedrag of een percentage van de behandeling. Belangrijker dan het exacte bedrag is dat je vooraf duidelijk bent over de voorwaarden.

Sommige nagelstylisten vinden het spannend om een aanbetaling te vragen omdat ze bang zijn dat klanten hierdoor minder snel boeken. Maar je reserveert wel degelijk kostbare tijd in je agenda. Het is dan helemaal niet vreemd om daar voorwaarden aan te koppelen.

Binnen Nailify kun je per behandeling instellen of je een aanbetaling wilt vragen. De klant rekent deze direct af tijdens het online boeken.

3. Zorg voor duidelijke annuleringsvoorwaarden

Een annulering is nooit leuk, maar een klant die op tijd annuleert is nog altijd beter dan een klant die helemaal niets laat horen.

Maak daarom duidelijk tot wanneer iemand kosteloos kan annuleren of verzetten en wat er gebeurt wanneer een afspraak te laat wordt afgezegd.

Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat klanten tot 24 uur voor de afspraak kosteloos mogen annuleren en dat daarna een deel of het volledige behandelbedrag in rekening kan worden gebracht.

Welke termijn je kiest, bepaal je natuurlijk zelf. Zorg er vooral voor dat je annuleringsbeleid duidelijk zichtbaar is voordat de klant de afspraak maakt.

Maak annuleren vervolgens ook niet onnodig ingewikkeld. Als een klant eerst drie WhatsApp-berichten moet sturen om een afspraak af te zeggen, wordt de drempel alleen maar groter.

Via Nailify kan een klant haar boeking beheren volgens de voorwaarden die jij voor jouw salon hebt ingesteld. Zodra een afspraak wordt geannuleerd, komt het tijdslot weer beschikbaar in je agenda.

4. Registreer no-shows in het klantdossier

Eén keer een afspraak missen kan gebeuren.

Misschien heeft iemand zich vergist in de datum, was er onderweg iets aan de hand of speelde er onverwacht iets thuis.

Maar wanneer dezelfde klant vaker een afspraak reserveert en vervolgens zonder bericht niet verschijnt, wordt het een ander verhaal.

Daarom is het belangrijk om no-shows vast te leggen.

Met Nailify kun je een afspraak als no-show registreren. Zo blijft deze informatie gekoppeld aan de klant en hoef je niet maanden later te twijfelen of iemand de vorige keer ook al niet kwam opdagen.

Na een eerste no-show kun je natuurlijk contact opnemen om te vragen wat er is gebeurd. Afhankelijk van jouw voorwaarden kun je ook een betaalverzoek sturen voor de gemiste afspraak.

Komt dezelfde klant vaker zonder bericht niet opdagen? Dan hoef je haar niet opnieuw uit te nodigen om een afspraak te maken.

Je kunt als salon besluiten dat je geen nieuwe boekingen van deze klant meer accepteert. Je agenda is jouw werktijd en je hoeft die niet steeds opnieuw vrij te houden voor iemand die daar meerdere keren niet zorgvuldig mee omgaat.

5. Laat klanten zelf online boeken

Veel nagelstylisten herkennen waarschijnlijk dit gesprek:

„Heb je volgende week nog plek?”

„Dinsdag kan ik om 14.00 uur.”

„Dan moet ik werken.”

„Woensdagavond?”

„Hoe laat?”

En voor je het weet ben je tien berichten verder voor één afspraak.

Met online boeken ziet de klant zelf welke momenten beschikbaar zijn en kiest ze bewust een datum en tijd die voor haar uitkomen.

Dat scheelt jou niet alleen ontzettend veel heen-en-weer berichten. De klant heeft zelf actief voor dat tijdstip gekozen en kan haar afspraak later ook makkelijker terugvinden of beheren.

Met een online boekingspagina van Nailify kunnen klanten 24 uur per dag een afspraak maken, zonder dat jij tussendoor je agenda erbij hoeft te pakken.

Wat doe je als een klant niet komt opdagen?

Wanneer een klant niet op haar afspraak verschijnt, is het verstandig om de afspraak als no-show vast te leggen en te handelen volgens je eigen salonvoorwaarden.

Bij een eerste keer kun je contact opnemen om te vragen wat er is gebeurd. Gebeurt het vaker, dan hoef je niet iedere keer opnieuw een nieuwe kans te geven.

Een klantrelatie werkt namelijk twee kanten op.

Jij verwacht dat een klant op tijd aanwezig is of haar afspraak netjes annuleert. Daar tegenover staat dat zij erop mag vertrouwen dat jij haar afgesproken tijd reserveert en klaarstaat wanneer zij binnenkomt.

Dat is geen strenge regel. Dat is gewoon respect voor elkaars tijd.

Minder achter je afspraken aan met Nailify

No-shows helemaal uitsluiten kan geen enkel systeem.

Wat je wel kunt doen, is ervoor zorgen dat je niet iedere afspraak zelf hoeft te bewaken.

Met automatische herinneringen, online boeken, aanbetalingen, annuleringsvoorwaarden en een klantdossier waarin gemiste afspraken worden bijgehouden, krijg je veel meer grip op je agenda.

Nailify brengt deze onderdelen samen in één salonsoftware die speciaal is ontwikkeld voor nagelstylisten en salons.

Zo hoef jij minder te onthouden, minder achter klanten aan en houd je meer tijd over voor waar je daadwerkelijk voor bent begonnen: je klanten en je behandelingen.

Veelgestelde vragen