Klantdossier voor nagelstylisten, wat leg je eigenlijk vast?

Tijdens je opleiding leer je het waarschijnlijk al. Je kijkt eerst goed naar de nagels, analyseert wat je ziet en bepaalt daarna wat deze klant en haar nagels nodig hebben.

Je maakt een klantkaart of behandelplan en noteert bijvoorbeeld de conditie van de natuurlijke nagels, bijzonderheden en welke behandeling je gaat uitvoeren. Dat doe je niet voor niets. Ook bij landelijke examens voor nagelstyling, zoals die van TCI, is het analyseren van de nagels en opstellen van een behandelplan onderdeel van professioneel werken.

Tijdens een opleiding lukt het meestal prima om dat netjes bij te houden. Je hebt je klantkaart erbij, kijkt bewust naar wat je ziet en schrijft op welke keuzes je maakt.

Zodra je agenda voller raakt, wordt dat in de praktijk een stuk lastiger.

De ene klant loopt de deur uit terwijl de volgende alweer binnenkomt. Je rekent af, maakt je werkplek klaar, verwerkt je instrumenten en tussendoor komt er misschien nog een bericht binnen van iemand die haar afspraak wil verzetten.

Dan denk je al snel dat je het klantdossier later nog wel even bijwerkt.

Na een volle salondag met meerdere behandelingen wordt dat alleen steeds moeilijker. Je weet vaak nog wel ongeveer wat er is gebeurd, maar de details verdwijnen sneller dan je denkt.

En juist die details kunnen bij de volgende afspraak belangrijk zijn.

Een klantdossier hoort bij professioneel behandelen

Een klantdossier is wat ons betreft veel meer dan een digitale klantenkaart met een naam, telefoonnummer en een overzicht van eerdere afspraken.

Het helpt je vooral om terug te kijken naar wat je tijdens een eerdere behandeling hebt gezien, wat je hebt gedaan en waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.

Stel dat een klant bij haar vorige afspraak steeds lifting had aan de vrije rand. Je besluit iets aan te passen in je behandeling. Misschien verander je de prep of stap je over van een zachter product naar een hard gel om te kijken of dat beter bij haar nagels past.

Vier weken later zit dezelfde klant opnieuw bij je aan tafel.

Dan wil je niet alleen nog vaag herinneren dat je de vorige keer iets hebt veranderd. Je wilt kunnen terugzien wat je hebt aangepast en vervolgens beoordelen of die verandering ook echt verbetering heeft gegeven.

Daar wordt een klantdossier waardevol.

Wat is handig om als nagelstyliste vast te leggen?

Je hoeft na iedere behandeling echt geen uitgebreid verslag te schrijven.

Een klantdossier moet je helpen tijdens je werk en geen extra administratieve last worden. Leg daarom vooral dingen vast waarvan je weet dat je ze bij een volgende afspraak weer wilt kunnen terugvinden.

Dat kan informatie zijn over de gebruikte producten en prep, maar ook over retentie, lifting, uitgevoerde correcties of bijzonderheden aan een specifieke nagel.

Persoonlijke voorkeuren zijn soms net zo handig.

Misschien vond een klant haar nagels deze keer iets te lang. Ze twijfelde tussen twee kleuren en wil die andere kleur de volgende keer misschien proberen. Of ze vertelt tijdens de behandeling dat ze voor haar vakantie graag iets met nail art wil.

Voor jou is dat op dat moment één klein detail tussen allerlei andere gesprekken en behandelingen door.

Voor de klant voelt het vier weken later juist heel persoonlijk wanneer jij er zelf op terugkomt.

Retentie wordt pas echt bruikbaar als je kunt terugkijken

Wanneer een klant terugkomt, kijk je meestal automatisch naar hoe de vorige behandeling zich heeft gehouden.

Was er nauwelijks lifting of juist opvallend veel?

Zaten er meerdere loslatingen of ging het maar om één nagel?

Was er misschien een nagel gescheurd door een incident?

Ook de plek waar lifting ontstaat kan relevant zijn. Lifting aan de vrije rand is iets anders dan lifting rond de nagelriem.

Als je alleen onthoudt dat er de vorige keer wat lifting was, heb je daar een paar weken later niet zoveel aan.

Wanneer je vastlegt waar het zat en wat je vervolgens aan je behandeling hebt aangepast, kun je bij de volgende afspraak veel gerichter kijken of die verandering heeft geholpen.

Na verloop van tijd ontstaat er zo een behandelgeschiedenis. Je ziet makkelijker of hetzelfde probleem terugkomt en welke productkeuze of werkwijze bij die klant juist goed resultaat geeft.

Dat maakt het dossier niet alleen handig voor je geheugen. Het helpt je ook om behandelingen steeds beter af te stemmen op de nagels die voor je zitten.

Soms wil je weten om welke nagel het precies ging

Niet iedere bijzonderheid is handig om ergens in één lang tekstveld te zetten.

Als de linker ringvinger is ingescheurd en je deze hebt gecorrigeerd, wil je bij de volgende afspraak meteen kunnen zien dat het om die nagel ging.

Hetzelfde geldt wanneer één specifieke nagel iedere keer opvallend veel lifting heeft of wanneer je iets ziet waar je bij een volgend bezoek opnieuw aandacht aan wilt besteden.

In Nailify kun je daarom bijzonderheden per vinger vastleggen.

Wanneer de klant terugkomt, zie je meteen waar eerder iets speelde. Je hoeft dan niet eerst oude notities door te lezen om te achterhalen welke vinger het ook alweer was.

Foto's horen wat ons betreft ook bij het klantdossier

Als nagelstyliste maak je waarschijnlijk behoorlijk wat foto’s.

Vaak denken we daarbij aan Instagram of aan een portfolio, maar foto’s kunnen ook heel waardevol zijn als onderdeel van de behandelgeschiedenis.

In Nailify kun je daarom foto’s vóór, tijdens en na een behandeling bij dezelfde klant bewaren.

Zo kun je later terugkijken hoe de natuurlijke nagels er tijdens eerdere afspraken uitzagen.

Stel dat je bij een volgende afspraak een verkleuring of mogelijke bacteriële infectie ziet. Dan wil je misschien weten hoe die nagel er bij de vorige behandeling uitzag.

Was er toen al iets zichtbaar?

Zat er op die plek lifting?

Hoe zag de natuurlijke nagel eruit nadat het oude product was verwijderd?

Op zo’n moment wil je niet door meer dan duizend foto’s in je telefoongalerij scrollen en proberen te herkennen welke hand bij welke klant hoorde.

Je opent liever gewoon het klantdossier en ziet daar de foto’s die tijdens eerdere behandelingen zijn gemaakt.

Een dossier hoeft geen medisch dossier te worden

Meer informatie opslaan is niet automatisch beter.

Het gaat erom dat je gegevens vastlegt die relevant zijn voor je werk als nagelstyliste.

Zie je iets aan de natuurlijke nagel of de omliggende huid waar je tijdens de behandeling rekening mee wilt houden, dan kun je feitelijk noteren wat je hebt waargenomen en welke keuze je daarop hebt gemaakt.

Dat betekent niet dat je medische diagnoses gaat vastleggen. Een klantdossier in een nagelsalon is geen medisch dossier en jouw rol als nagelstyliste verandert daardoor natuurlijk ook niet.

Een kort en duidelijk dossier is in de praktijk vaak veel waardevoller dan pagina’s vol tekst.

Je wilt bij een volgende afspraak snel kunnen zien wat er eerder speelde en vervolgens weer verder kunnen.

Waarom het bijhouden van een klantdossier in de praktijk vaak versloft

Het interessante is dat het idee achter een klantkaart helemaal niet nieuw is.

Veel nagelstylisten leren tijdens hun opleiding al om een analyse te maken en een behandelplan bij te houden. Je leert juist om bewust te kijken naar de natuurlijke nagel en daar je behandeling op af te stemmen.

De uitdaging begint meestal pas wanneer je daadwerkelijk in een salon werkt.

Een klantdossier achteraf handmatig bijwerken kost tijd. Als je zes klanten op een dag hebt behandeld, moet je aan het einde van die dag ook nog precies proberen te herinneren wat er tijdens iedere afspraak is gebeurd.

Dan kun je makkelijk details door elkaar halen.

Bij welke klant wilde je de volgende keer controleren of de overstap naar hard gel beter had gehouden?

Wie had die gescheurde ringvinger?

En bij welke klant had je een andere primer gebruikt om te kijken of de hechting zou verbeteren?

Dat heeft weinig te maken met goede wil of professionaliteit. Je hoofd kan simpelweg niet onbeperkt informatie bewaren terwijl je ondertussen ook je salon runt.

Daarom vinden wij dat een klantdossier niet iets moet zijn wat je pas aan het einde van je werkdag nog moet invullen.

Vastleggen terwijl je toch al met de behandeling bezig bent

Binnen Nailify loopt het klantdossier mee met de behandeling.

Wanneer de klant aan tafel zit, start je de behandeling en kun je informatie vastleggen wanneer die relevant wordt.

Zie je tijdens het verwijderen opvallend veel lifting, dan kun je dat op dat moment registreren.

Besluit je een ander product te gebruiken, dan kun je dat vastleggen terwijl je ermee bezig bent.

Zie je iets aan één specifieke nagel, dan kun je de bijzonderheid bij die vinger toevoegen.

Maak je een foto van de natuurlijke nagels, dan blijft die foto bij dezelfde behandeling en dezelfde klant staan.

Na afloop kun je nog aanvullende notities toevoegen, een vervolgafspraak plannen en de behandeling afronden.

Daardoor hoef je ’s avonds niet opnieuw zes behandelingen uit je geheugen te reconstrueren. De belangrijkste informatie is gedurende de dag al vastgelegd.

Hoe meer klanten je behandelt, hoe waardevoller dat wordt

Wanneer je maar een paar vaste klanten hebt, kun je verrassend veel onthouden.

Je weet wie altijd dezelfde kleur kiest, bij wie je een ander product gebruikt en welke klant vorige keer een beschadigde nagel had.

Maar als je klantenbestand groeit, wordt dat vanzelf moeilijker.

Je wilt nog steeds dezelfde persoonlijke aandacht geven, alleen kun je niet van tientallen klanten alle productkeuzes, nagelbijzonderheden, voorkeuren en behandelresultaten uit je hoofd blijven onthouden.

Daar kan software je juist bij helpen.

Niet door jouw vakkennis of beoordeling over te nemen, maar door de informatie te bewaren die jij tijdens je werk hebt verzameld.

Wanneer de klant een paar weken later terugkomt, ligt haar behandelgeschiedenis weer voor je.

Dat is uiteindelijk ook hoe wij Nailify zien. Niet als software die je meer administratie geeft, maar als een digitale assistent die ervoor zorgt dat de manier van werken die je tijdens je opleiding leert ook haalbaar blijft wanneer je agenda volloopt.

Nailify. Regelt alles. Onthoudt alles.

Veelgestelde vragen